O e-mail é uma ferramenta digital que nos acompanha há mais de 40 anos – e em uso profissional já responde por mais de duas décadas. É muito difícil alguém que não tenha esta ferramenta poderosa de comunicação, seja para receber notícias ou para enviar informação. Porém, o que precisamos nos atentar é que o uso pessoal difere em vários aspectos em relação à utilização profissional.
Quando entramos no mercado de trabalho, por exemplo, sua empresa poderá lhe fornecer um e-mail e você com certeza saberá usá-lo, mas a pergunta é: você sabia que há regrinhas de etiqueta por trás deste mecanismo tão poderoso? Quanto mais usamos uma tecnologia, mais confortável ficamos com ela e, assim, estamos mais suscetíveis a erros.
Por isso, o site Workopolis, especializado no mercado de trabalho canadense, divulgou uma matéria considerando os cinco erros mais comuns cometidos em e-mails corporativos ( e como evitá-los). Veja abaixo:
1 – O terrível botão de “responder a todos”
Há dois tipos de casos. O primeiro acontece quando você envia um e-mail para toda sua equipe e cada pessoa responde sua mensagem. Provavelmente, você perderá todo o seu dia e não terá qualquer progresso. Para diminuir as chances de que isso aconteça, especifique que você gostaria que todos respondessem separadamente para que você possa coordenar as respostas.
O segundo tipo de resposta a todos é potencialmente o mais mortal para a sua carreira, mas ainda mais fácil de evitar, porque está totalmente dentro do seu controle. Ele acontece quando você responde a todos erroneamente, quando você queria apenas replicar ao seu remetente. A maneira de evitar esse problema é abrir outro e-mail e responder separadamente.
2 – Mensagens maçantes
Apesar de o e-mail servir como uma ferramenta para formalizar assuntos ou reuniões, é imprescindível que a mensagem seja clara e direta. Não perca tempo fazendo uma história. Vá direto ao ponto no primeiro parágrafo e depois, se for necessária alguma explicação, faça-a de maneira não cansativa nas linhas seguintes. O destinatário agradecerá.
3 – Veja o anexo (e o e-mail vai sem anexo)
A maioria dos programas de e-mail irá avisá-lo se você usar uma palavra como “anexo” e não anexar anda. Porém, se estiver com pressa, seus dedos vão automaticamente para o botão “enviar” e aí não terá mais volta. Para evitar que isso aconteça, adicione o anexo ao seu e-mail antes de escrever a mensagem. Você também estará menos propenso a anexar o documento errado.
4 – Colocando pessoas na cópia de forma agressiva
É importante manter seus colegas de trabalho no circuito, mas há uma grande diferença entre incluir alguém em uma conversa e “jogar seu colega debaixo do ônibus”. Não use uma ferramenta de produtividade para diminuir a produtividade. Você vai diminuir a autoestima deles e não conseguirá que nada seja feito.
5 – Checar e-mail a cada alerta eletrônico
Se você checa seu e-mail a cada sinal de alerta que pula na sua tela (ou a cada poucos minutos), é hora de repensar sua abordagem. A maioria dos especialistas em produtividade aconselha verificar o e-mail apenas algumas vezes ao dia. Se você faz isso com mais frequência, corre o risco de permitir que outras pessoas ditem sua agenda e prioridades. Considere verificar mais mensagens ao mesmo tempo e determine quais são as mais importantes para seus objetivos.
Além das dicas acima, é muito importante lembrar uma regrinha fundamental e super simples: se você está incomodado com alguma coisa que escreveu ou envergonhado com a possibilidade de alguém ler sua mensagem, repense! Além disso, fazer um double-check é sempre bem-vindo!
Boa sorte!